Como realizar a implementação de EDI?
7 passos para você planejar seu projeto!

No processo de implementação de EDI podem ocorrer diversos impeditivos se não houver um bom planejamento.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para você utilizar no seu dia-a-dia e melhorar sua implantação de EDI na sua empresa ou na prestação deste serviço para novos clientes.

Confirme o comprometimento organizacional.

A administração precisa estar pronta a oferecer apoio e a comprometer-se com a nova tecnologia e os funcionários devem estar envolvidos no processo de implementação do EDI desde o início.

Para que haja esse comprometimento, é preciso alinhar com a equipe responsável da empresa que será muitas vezes, a intermediária no alinhamento de informações com os parceiros comerciais.

Dentre os parceiros comerciais, define-se como os clientes da empresa. Neste caso, trataremos o termo “parceiros comerciais” como todos os terceiros envolvidos neste processo de implementação de EDI.

Definição do escopo de atividades.

Antes de prosseguir com a implementação, determine o alcance das alterações desejadas. Decida, por exemplo, se o EDI será totalmente integrado com outras funções informatizadas, integrado com apenas algumas funções ou iniciado como uma aplicação isolada.

Este fator determinará o nível de complexidade que o sistema terá. Quanto mais integrações a serem realizadas, mais trabalho estará sendo desempenhado no projeto. Dentre as atividades principais encontram-se:

• Validação dos Layouts de integração e processos que utilizarão o EDI.
• Homologação dos arquivos de testes na movimentação com o parceiro comercial.
• Configuração e validação do software da VAN de comunicação.
• Análise de geração dos relatórios de transações.
• Acompanhamento da operação do sistema e ajustes pós-implementação de EDI.

Vale ressaltar que o escopo de atividades do projeto irá variar de acordo com o prestador do serviço. Porém, os padrões e layouts EDI permanecerão os mesmos para todos os clientes, variando apenas com a necessidade de utilização de determinado padrão.

Garantia que haja um mínimo de conhecimento disponível.

Para implementar EDI sua empresa precisa de alguém, um funcionário interno ou um consultor externo, que possua um nível de mínimo de conhecimento e que possa organizar o projeto de EDI.

Se não houver disponibilidade de um perito interno um funcionário poderá ser treinado para satisfazer essa necessidade. Uma vez satisfeitas essas condições, siga o processo de implementação do EDI de acordo com os sete passos descritos abaixo:

1. Analise suas necessidades.

Se estiver implementando EDI a pedido de um cliente, certifique-se de ter compreendido todos os elementos da solicitação. Qual transação deve ser implementada em primeiro lugar? Ela envolve mudanças em seus atuais formulários em papel e processos comerciais? Seria vantajoso, por exemplo, começar com:

• Uma transação que no momento envolva uma excessiva entrada de dados;
• Um documento que gere uma quantidade considerável de papel;
• Um documento que seja utilizado para um grande volume de transações com um ou vários clientes.

2. Planeje e organize-se para as mudanças que estão por vir.

O EDI vai acarretar mudanças em procedimentos e processos estabelecidos há muito tempo. Para garantir uma transição suave para essa nova forma de negociar:

• Desenvolva um programa de comunicação para manter os funcionários bem informados e assegurar seu apoio e envolvimento;
• Providencie treinamento para qualquer pessoa diretamente afetada pela introdução do EDI;
• Revise os processos comerciais de sua empresa para determinar quais os benefícios que podem advir das oportunidades oferecidas pelo EDI.
• Planeje-se para atender novas iniciativas do cliente, tais como programas de just-in-time e de quick response.

3. Teste o sistema durante a implementação do EDI.

Estabeleça um plano de testes com seu parceiro para certificar-se do perfeito funcionamento do sistema. Essa fase do processo é bastante importante, pois neste momento poderão ser identificadas melhorias e personalizações do sistema de EDI.

Além disso, poderão ser identificados os eventuais erros que o sistema está apresentando no ambiente do cliente. É importante resolver essas situações antes que o sistema entre no ambiente de produção.

4. Documente os resultados

Após testar o sistema, certifique-se de que os procedimentos operacionais sejam adequadamente documentados e forneça aos funcionários o material de referência atualizado.

Manter disponíveis as informações faz parte de uma boa prática na gestão de projetos. A acessibilidade do cliente aos dados e manuais do sistema devem ser de fácil alcance.

Uma sugestão é utilizar vídeos para facilitar a experiência do usuário na manutenção e utilização do sistema, dentro do seu processo operacional.

5. Crie um plano de suporte e manutenção.

Estabeleça uma rotina de manutenção regular e planeje as atualizações de equipamento ou de software após a implementação de EDI. Isso irá ajudá-lo a minimizar as interrupções no serviço. Além de gerar rendimentos e maior performance para o cliente no decorrer do tempo.

Durante este momento, é importante estabelecer um novo contrato de serviços com o cliente, para que este possa estar informado das atividades que abarcam o plano de suporte e manutenção após a implementação de EDI na empresa.

6. Avalie os resultados da implementação de EDI.

Realize avaliações periódicas do programa de EDI para assegurar que as novas necessidades estejam cobertas e para providenciar recursos para efetuar melhorias no sistema.

Se o projeto é desenvolvido voltado a cadeia logistica em transporte de cargas, você pode consultar o tutorial abaixo para entender como o processo se encaixa no seu negócio:

A mensuração dos resultados através da análise de KPI ajudam a empresa a entender o real resultado e produtividade que o sistema agrega no seu dia-a-dia. Dispor destas métricas para o cliente possibilita maior entendimento acerca do processo também.

7. Expanda o projeto

Uma vez que o projeto de implementação de EDI esteja estabelecido e funcionando sem problemas, busque oportunidades para aumentar o volume de transações para ampliar ainda mais o projeto para outros parceiros comerciais. A implementação de EDI com outro parceiro será muito mais fácil a partir da segunda vez e certamente mais lucrativa.

Fatores de Sucesso, como ter sucesso na implantação de EDI?

Segundo a experiência da equipe Diativa em mais de 20 anos de implantação de sistemas de gestão empresarial B2B, os fatores mais importantes, em ordem de relevância, são:

1. Comprometimento da alta administração;
2. Nível de informatização;
3. Planejamento perfeito do processo de implementação;
4. Disponibilidade de um consultor externo;

Envolvimento da Diretoria

O envolvimento da diretoria é um ingrediente essencial para o êxito da implementação de EDI. Os diretores precisam estar envolvidos e motivados. Devem ter uma ideia clara dos benefícios estratégicos e operacionais do EDI, além de conhecimento suficiente da tecnologia a fim de estabelecer objetivos realistas para sua implementação.

Nível de Informatização

É necessário um nível mínimo de informatização antes da implementação do EDI. As empresas que usam computadores há algum tempo possuem maior capacidade de julgar o impacto da tecnologia sobre seus negócios e já tem experiência em adotar e integrar novas tecnologias.

Com isto se faz necessário buscar atualizações constantes e melhoria contínua do sistema e processo de implantação do EDI.

Planejamento Perfeito do Processo de implementação

O bom planejamento exige a alocação dos recursos adequados e a reunião das informações necessárias. Para que haja um planejamento perfeito ou quase perfeito do processo, é necessário mensurar todas as variáveis apresentadas neste artigo, para isto recomendamos a organização prática deste conteúdo a fim de melhorar seu processo de implementação.

Disponibilidade de um Consultor Externo

Trabalhar com um consultor externo que conheça a tanto o EDI quanto os sistemas internos da empresa pode facilitar muito a implementação. Para isto estamos à sua disposição! Entre em contato conosco!

Clique aqui para fazer seu orçamento gratuito!